1.0目的
熟知舉辦會議單位與會人數(shù)、會議主題、時間、會標(biāo)、臺型要求、所需物品與設(shè)備及特殊要求,確保會議順利進(jìn)行。
2.0了解會議要求
2.1接受會議安排:
(1)操 作 規(guī) 則:接受會議安排,問清楚尚不完整或模糊不清的問題。
(2)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求:保管會議通知,確認(rèn)有關(guān)問題。
2.2研究會議方案:
(1)操 作 規(guī) 則:把握客戶要求,理清接待思路。
(2)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求:熟知舉辦會議單位與會人數(shù)、會議主題、時間、會標(biāo)、臺型要求、
所需物品與設(shè)備及特殊要求。
3.0布置會場
3.1準(zhǔn)備設(shè)備與物品
(1)操 作 規(guī) 則:①根據(jù)會議通知單要求,準(zhǔn)備好所需設(shè)備(燈光、音響、話筒、空調(diào)等)。
②準(zhǔn)備服務(wù)用品(臺布、燈光、桌裙、鉛筆、信紙、茶杯、會標(biāo)、旗幟、音帶、指示牌、鮮
花等)。
(2)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求:設(shè)備完好、有效,用品齊備、清潔、完美、莊重。
3.2確定臺型并擺臺
(1)操 作 規(guī) 則:根據(jù)會議性質(zhì)和主辦單位要求,確定主席臺位置,合理設(shè)置臺型。
(2)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求:①臺型符合要求,能烘托會議主題。②桌子擺放整齊、無搖晃。
③桌位等于或略多于會議人數(shù)。
3.3擺椅子
(1)操 作 規(guī) 則:雙手輕提椅背,用右膝蓋輕頂椅背,依次將椅子放在桌后,椅子前沿與
桌面邊緣相切。
(2)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求:①搬輕放,椅子干凈,排放整齊美觀。②課桌式橫看、豎看、斜看
成一條直線。③準(zhǔn)備若干把椅子備用。
3.4擺信箋、鉛筆
(1)操 作 規(guī) 則:①將信箋輕放于每個座位的桌面上,紙與紙間距均勻,紙下邊距桌邊兩
指。②筆削好斜放于信箋上。
(2)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求:①信箋中心線在一條直線上。②筆尖朝前呈45度擺放在信箋上。
③筆尾靠信箋下端,標(biāo)志朝上。
3.5擺茶杯
(1)操 作 規(guī) 則:①左手端托,右手將配有墊碟的茶杯均勻放在桌面上杯柄朝右,杯內(nèi)茶
葉統(tǒng)一放置、適量。②無墊碟改放杯墊,或根據(jù)主辦單位要求放礦泉水。
(2)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求:①擺放整齊、統(tǒng)一,茶碟右邊緣與椅子右邊緣在一條直線上。
②課桌式,茶杯擺放橫看、豎看、側(cè)看都呈一條直線。
③回字式,茶杯擺放側(cè)看平行、整齊、美觀
3.6擺香巾
(1)操 作 規(guī) 則:左手端托,右手將香巾籃放于茶碟右側(cè)。
(2)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求:香巾籃完好、潔凈,左邊緣距茶碟2-2.5cm,上邊緣距桌邊3cm。
3.7擺煙缸
(1)操 作 規(guī) 則:①左手端托,右手將煙缸放于兩茶碟中間。
②無煙會場不放煙缸,但要準(zhǔn)備吸煙區(qū)。
3.8調(diào)試音響、話筒、投影設(shè)備
(1)操 作 規(guī) 則:將話筒分別擺放于主席位、副主席位和發(fā)言席(特殊情況按主辦方要求
擺放),調(diào)試音響至***狀態(tài),并試放所要求的音帶。
(2)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求:音質(zhì)好,無噪音,音量適中,所有座位均能聽清。
3.9擺指示水牌
(1)操 作 規(guī) 則:擺放于大堂及會場門口顯眼位置,便于指引客人進(jìn)入會場。
(2)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求:指示牌莊重大方,文字表述清楚。
3.10擺席位桌簽卡
(1)操 作 規(guī) 則:必須請主辦方單位指導(dǎo),擺放席位卡。
(2)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求:①席位卡莊重大方,擺放整齊。②請主辦單位反復(fù)核對,確保無誤。
3.11擺講臺
(1)操 作 規(guī) 則:按主辦要求擺放于相應(yīng)位置。
(2)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求:講臺干凈、莊重、無搖晃。
3.12掛會標(biāo)
(1)操 作 規(guī) 則:按主辦方要求制會標(biāo),掛于合適位置。
(2)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求:文字正確無誤,字跡美觀大方。
3.13擺放盆花及綠色植物
操 作 規(guī) 則:①盆花擺放于主席臺上,一般擺放兩盆于主席位和副主席位。
②綠色植物放于主席臺后,主席臺前邊緣擺矮小的綠色植物及盆花,會場四周擺放綠色植物。
質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求:①盆花及綠色植物新鮮、美觀、無枯葉。②高矮能適合會場環(huán)境布置要求。
3.14擺放果盤
(1)操 作 規(guī) 則:根據(jù)主辦單位要求擺果盤,盤中放水果、干果等。
(2)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求:裝盤美觀。水果清潔無水跡、無壞爛、干果無異味變質(zhì)。
4.0會前準(zhǔn)備開水和室溫、燈光調(diào)控
4.1打開水
(1)操 作 規(guī) 則:會議前一小時準(zhǔn)備好暖瓶,到開水房打開水。
(2)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求:開水準(zhǔn)備充分,溫度在80度以上,暖瓶要干凈無破損,保溫性能良好,不漏水。
4.2開空調(diào)
(1)操 作 規(guī) 則:會議前一小時打開空調(diào)(先打開電源開關(guān),再打開空調(diào)開關(guān))。
(2)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求: 室內(nèi)溫度調(diào)控,冬天保持19~22度,夏天24~27度。
4.3開 燈
(1)操 作 規(guī) 則:與會人員到場后視需要打開燈光。
(2)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求: 燈泡完好,光線充足,并根據(jù)要求適當(dāng)調(diào)控?zé)艄狻?/p>
(3)4.4站 位
(1)操 作 規(guī) 則:服務(wù)員提前半小時站于指定位置迎客。
(2)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求:站姿正確,面帶微笑。
5.0會中服務(wù)
5.1引領(lǐng)入座
(1)操 作 規(guī) 則:引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)入上座,雙手輕提起椅子請領(lǐng)導(dǎo)入座,然后用膝蓋輕頂椅背至
領(lǐng)導(dǎo)腿部,請其坐下。
(2)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求:椅子輕拿輕放,使用禮貌用語。
5.2斟茶
(1)操 作 規(guī) 則:左腳在前,右腳在后,右手提暖瓶,左手小指與無名指夾住蓋杯,拇指
與食指拿杯柄,在客人右后側(cè)為客人斟倒茶水,然后輕輕放回杯碟中,并示意客人用茶。
(2)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求:服務(wù)員進(jìn)入會議室服務(wù)時,應(yīng)抬頭挺胸、大方得體;動作敏捷,
輕拿輕放,茶水倒至8分滿;
5.3煙灰缸
(1)操 作 規(guī) 則:煙灰缸內(nèi)煙頭超過5個或每20分鐘進(jìn)行更換,放置時小指墊于缸底,以防發(fā)出聲(2)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求:服務(wù)員進(jìn)入會議室服務(wù)時,應(yīng)抬頭挺胸、大方得體;動作敏捷,輕拿輕放,先取走已滿煙灰缸,在遞送新的。
(2)5.4會中特殊情況處理
(1)操 作 規(guī) 則:①客人使用話筒時,視情況調(diào)節(jié)音量大小。②主席臺領(lǐng)導(dǎo)半小時不喝茶,
應(yīng)重新更換一杯。③每20-30分鐘為臺下客人巡回補(bǔ)充茶水一次。如主要客人開始講話則停
止一些茶水活動
(2)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求:保持會場安靜,做到“三輕”“四勤”,不打擾客人。
5.5會中休息服務(wù)
(1)操 作 規(guī) 則:快速進(jìn)行會場小整理,補(bǔ)充、更換物品。
(2)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求:動作敏捷,輕拿輕放,保持安靜。
5.6送客
(1)操 作 規(guī) 則: 會議結(jié)束前10分鐘,服務(wù)員應(yīng)站在門口,微笑著向客人道別。
(2)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求:站姿正確,面帶微笑。
6.0會后服務(wù)
6.1檢查會場
(1)操 作 規(guī) 則:
①檢查有無客人遺留物品及文件,如有,及時送交主辦方。
②檢查有無損壞的設(shè)施設(shè)備及用具,如有,將數(shù)目及損壞情況與會務(wù)組人員核實(shí)后送收銀處。
(2)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求:仔細(xì)、認(rèn)真、做好記錄;數(shù)目準(zhǔn)確、不弄虛作假
6.2整理用品及清潔衛(wèi)生
(1)操 作 規(guī) 則: ①整理會場。②將茶葉倒入垃圾捅,點(diǎn)清茶杯數(shù)目,清洗保存。
③會后將剩余物品點(diǎn)清數(shù)目匯報主管,并做好衛(wèi)生清理工作。
(2)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求:清點(diǎn)仔細(xì)、及時回收,物品輕拿輕放,歸類擺放。
6.3檢查設(shè)施設(shè)備
(1)操 作 規(guī) 則:①對燈光、音響、桌椅、門窗、地面、空調(diào)、消防栓、滅火器等進(jìn)行檢
查,發(fā)現(xiàn)問題及時上報維修。②關(guān)閉燈、空調(diào)及門鎖。
(2)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求:仔細(xì)、認(rèn)真,消除一切安全隱患。
7.1引領(lǐng)客人時
引領(lǐng)客人時,應(yīng)立正站立,手臂平伸,五指并攏,手心朝上,指向前進(jìn)方向,“這邊請。”
如需帶路則在前方保持距客人約3米的距離帶路。到達(dá)樓梯時,應(yīng)停步,手平伸,指向樓梯方向:“請。”每到一轉(zhuǎn)彎處,都需做出同樣手勢。
7.2入座
當(dāng)來賓走近位置時,引領(lǐng)員應(yīng)迅速到達(dá)位置,雙手握住椅背兩側(cè),一側(cè)腿屈膝頂住椅背下端,將座椅離地輕輕拉出,幅度適中,然后,撤身立于本列后側(cè),一側(cè)手指向位置,面帶微笑,并道“您請入座”。整個過程要求,動作輕捷而迅速,做到安全、輕、緩、穩(wěn),切忌座椅拖地出聲和讓來賓等候。
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